Qui a dit que les AG dématérialisées n'étaient pas conviviales ?

Nous avons vu dans un précédent article les nombreux avantages qu’apporte la dématérialisation des assemblées générales de copropriété dans le monde de l’immobilier.

Effectivement, en plus de représenter un gain de temps et d’argent, non seulement pour la copropriété mais aussi pour les copropriétaires, la dématérialisation des AG a permis au secteur de l’immobilier et des syndicats de copropriété de se redéfinir complètement, notamment via la revalorisation du métier de gestionnaire. N’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet juste ici !

Seulement voilà, au regard de tous les avantages apportés par cette évolution, on pourrait se demander si de tout pouvoir faire à distance ne serait pas préjudiciable pour le côté convivial des AG, apprécié par de nombreux copropriétaires.

Effectivement, l’AG représente souvent un point de repère au sein de la copropriété, un véritable rendez-vous annuel incontournable pour de nombreux copropriétaires qui la considèrent comme telle. L’aspect présentiel, très important pour beaucoup d’entre eux, sous-tend donc cette vision de l’AG, que l’on pourrait éventuellement perdre en fonctionnant en 100% dématérialisé. En outre, certaines personnes préfèrent l'interaction en personne et peuvent se sentir moins impliquées dans une assemblée dématérialisée. Il est donc important pour le syndicat de copropriété de pouvoir trouver un équilibre entre les avantages et les défis de la tenue d'une assemblée dématérialisée pour garantir que tous les copropriétaires puissent y participer de la manière qui leur convient.

De plus, il se trouve souvent lors d’une AG, que certaines discussions soient ouvertes simplement avec l’objectif d’en débattre et d’en parler en tant que copropriétaires, pas forcément pour prendre un décision quelconque. Le côté ‘’échange’’ pur est donc un aspect aussi important que la prise de décision. Il permet en effet de renforcer le lien existant entre les copropriétaires, ce qui, à terme, a également un impact positif sur l’ambiance globale de la copropriété.

Alors, comment faire pour ne pas perdre cet aspect convivial des AG, très important pour la vie en copropriété ?

Une solution accessible serait de proposer des rencontres pré-AG organisées par le syndicat de copropriété (par exemple une semaine à l’avance) afin de permettre aux copropriétaires qui le souhaitent de se rencontrer en personne avant l’AG de manière conviviale autour d’un café. La rencontre permettrait aux copropriétaires de débattre de manière informelle de certaines problématiques individuelles et/ou collectives et éventuellement de désamorcer certains conflits directement ou de les faire remonter au Conseil d’Administration si besoin. Elle permettrait aussi d’économiser du temps et de l’argent sur les professionnels qui doivent être normalement engagés pour l’AG (Président, avocats…).

De plus, la rencontre serait le lieu idéal pour fournir des informations utiles aux copropriétaires sur l’outil de dématérialisation des AG choisi : fonctionnalités, explication du processus à respecter pour suivre les AG dématérialisées, instructions claires pour éviter les confusions, documents à prendre en compte, etc… le but étant que les participants se sentent impliqués et à l'aise pour participer activement à la discussion lors de l’AG dématérialisée.

En procédant ainsi, l’AG devient un instrument de bonne gouvernance où on effectue un compte-rendu sur des résolutions structurées, tout en limitant au maximum les varias (traités en grande partie dans la rencontre pré-AG). De plus, ce processus permettrait à l’AG de se dérouler plus rapidement, en déplaçant tous les sujets davantage ‘’informels’’ en rencontre pré-AG.

En conclusion, ce n’est pas parce qu’une AG est dématérialisée qu’elle en est moins conviviale ! Effectivement, il est tout-à-fait possible d’allier virtuel et présentiel, comme nous l’avons vu dans notre article mettant en avant l’aspect mixte (hybride) des nouvelles AG. Et notamment en organisant des rencontres pré-AG pour le cas des AG prévues en mode 100% dématérialisées si cela est possible.

En plus d’être conviviale et appréciée des copropriétaires, cette solution offre de nombreux avantages, particulièrement dans l’efficacité du déroulé de l’AG dématérialisée par la suite. 

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