Les documents des AG dématérialisées

Certains documents spécifiques viennent s’intégrer à une AG dématérialisée, tout comme dans une AG classique, à la différence qu’ils y sont intégrés un peu différemment.

Effectivement, depuis l’arrivée d’outils de dématérialisation des AG comme agconnect, les documents qui sont parties prenantes à l’AG sont désormais intégrés de manière dématérialisée. Les nouvelles technologies et les nouveaux outils ont également permis à certaines étapes d’une AG tenue à distance ou en mode hybride (ainsi que le mode présentiel qui utilise l’outil agconnect) d’être effectuées électroniquement.

Alors, quels sont ces documents et comment sont-ils intégrés à l’AG dématérialisée ?

1. L’avis de convocation : les copropriétaires peuvent recevoir leur convocation par voie électronique s’ils le souhaitent (avec consentement préalable), toutes les informations juste ici !

2. L’ordre du jour : il est consultable dans l’espace en ligne d’agconnect, accessible via un lien de connexion envoyé aux copropriétaires par courriel.

3. La feuille de présence : elle est intégrée dans la plate-forme agconnect et signée en ligne par les participants à distance ou via leurs téléphones/tablettes par les participants en présentiel. 

4. Le règlement de copropriété : il est intégrable en ligne, directement dans la plate-forme, ce qui permet aux copropriétaires de prendre connaissance du document avant les AGA, en plus de faciliter les interactions entre les copropriétaires, et de gagner du temps. Toutes les informations juste ici ! 

5. Le Procès-Verbal : il est rédigé et intégré en ligne, et agconnect permet au président de séance, au scrutateur et au secrétaire de signer le document peu importe où ils se trouvent (en présence ou à distance), avec toutes les signatures sur le même document, dès l’AG terminée. Plus de détails juste ici.

6. Les documents reliés au vote : les copropriétaires peuvent voter en temps réel depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Une fois leurs accès reçus, les copropriétaires peuvent définir à l’avance leur mode de participation (présentiel, distanciel), et entrer eux-mêmes leurs votes par correspondance (VPC) ou leurs procurations via la plate-forme agconnect. Tous les détails ici. 

7. Autres documents : dépendemmment des spécificités des copropriétés, certains documents peuvent également être intégrés à l’AG via la plate-forme agconnect.

La signature électronique est bien sûr un des outils-clés à la dématérialisation des AG. En effet, elle permet à la feuille de présence et au Procès-Verbal notamment, intégrés à la plate-forme agconnect, d’être signés et validés en ligne, et ainsi de garantir une sécurité juridique. 

Le processus permet également un gain de temps considérable dans le déroulement d’une AG, en plus de faciliter la participation des copropriétaires, tout en réduisant les coûts liés à un processus plus traditionnel. Les outils de dématérialisation des assemblées générales permettent également de réduire les délais dans les communications et d'accélérer le processus de prise de décision, tout en offrant un accès plus facile aux documents et aux informations pour les copropriétaires.  

Pour savoir A quoi sert une AG ? C’est par ici !

Et bien sûr, l’assistance agconnect est toujours là pour vous aider si vous en avez besoin lors de votre AG dématérialisée ! Seul agconnect vous permet de bénéficier d'une assistance de 9h à 22h en semaine.

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