Le Procès-Verbal et la signature électronique
Après avoir démystifié le processus de convocation lors d’une Assemblée Générale de copropriété (article sur le sujet juste ici), ainsi que le rôle du règlement de copropriété, nous allons nous pencher dans cet article sur le procès-verbal et sur la signature électronique, en particulier dans une assemblée générale dématérialisée.
Le procès-verbal est un document essentiel qui contient toutes les décisions et les discussions qui ont eu lieu lors de la réunion.
Il sert notamment de trace écrite et de point de référence : le procès-verbal est en effet une preuve officielle de l’historique des débats et décisions prises lors de l'assemblée générale. Il constitue un document juridique qui peut être utilisé ultérieurement en cas de litige ou de contestation. Il peut aussi être utilisé comme référence pour les décisions ultérieures de la copropriété et servir de base pour les actions à entreprendre, les travaux à réaliser, les résolutions à appliquer, etc. Il permet de suivre l'évolution des décisions prises au fil du temps, facilitant ainsi la gestion et l'administration de la copropriété.
Le procès-verbal permet également de communiquer en tout transparence aux copropriétaires absents le contenu du déroulé de l’AGA, notamment les discussions et résolutions adoptées.
Au Québec, les règles régissant le procès-verbal d'une assemblée générale de copropriété sont principalement la Loi et le Règlement sur la copropriété divise. Le procès-verbal doit effectivement être rédigé conformément aux règles et aux dispositions légales applicables aux assemblées générales de copropriété :
1- Le procès-verbal doit être rédigé par le secrétaire de l'assemblée générale, qui peut être un copropriétaire, un membre du conseil d'administration ou une personne désignée à cet effet. Il doit être rédigé de manière claire, précise et complète.
2- Il doit inclure les éléments obligatoires tels que l'identification des copropriétaires présents et représentés, les résolutions proposées et votées, les résultats des votes incluant les majorités obtenues, la date, le lieu et l’heure de l'assemblée générale, l’ordre du jour de l'assemblée générale, le résumé des débats et des discussions, les mentions des éventuels pouvoirs spéciaux donnés au conseil syndical ou à un mandataire, etc…
3- La signature du président de séance et du secrétaire de l’assemblée doit être présente : cette signature peut être réalisée électroniquement.
Le procès-verbal doit également être envoyé à tous les copropriétaires dans un délai de 30 jours après la tenue de l'assemblée générale. Il peut être transmis par courrier postal, courriel ou par tout autre moyen autorisé par le règlement de l’immeuble. Les procès-verbaux doivent être conservés par le syndicat des copropriétaires pendant une durée de cinq ans. En cas de contestation du procès-verbal, les copropriétaires disposent d'un délai de 90 jours à compter de sa notification pour demander la tenue d'une assemblée générale spéciale pour corriger ou compléter le procès-verbal.
Nous avons vu que les processus qui ont normalement lieu lors d’une assemblée générale annuelle sont ‘’revisités’’ lorsque ladite AGA est tenue en dématérialisé, soit à distance ou encore en mode mixte (hybride).
Effectivement, depuis 2019, certaines lois ont évolué et certains processus ont été modifiés, notamment par l’arrivée des nouvelles technologies et l’intégration du mode digital et électronique, permettant aux assemblées générales de pouvoir se tenir en tout ou partie à distance, par voie électronique ou par visioconférence. Les copropriétaires peuvent ainsi participer aux débats et voter en temps réel depuis leur ordinateur ou leur smartphone, ou encore soumettre leurs votes par correspondance ou signer électroniquement.
Avec les nouvelles technologies et de nouveaux outils comme agconnect qui permettent la dématérialisation des assemblées générales de copropriété, la trame du procès-verbal est fournie par la plate-forme agconnect (ainsi que les résultats des résolutions et leurs graphiques), et sa rédaction est donc effectuée en ligne, ce qui permet également aux copropriétaires d’accéder au document beaucoup plus facilement et de gagner du temps. En effet, dès l'AG terminée, agconnect permet au président de séance, au scrutateur et au secrétaire de signer le document où qu'ils se trouvent (en présence ou à distance), avec toutes les signatures sur le même document.
Le processus de signature électronique prend place lorsque le procès-verbal est validé (le gestionnaire a préalablement passé en revu la compilation des comptes-rendus des différentes résolutions de l’AG) : le gestionnaire envoie alors une demande de signature au président de séance via agconnect, qui la reçoit par courriel. Chaque partie prenante se connecte sur son accès depuis son support, relis les documents, puis les signe. Le gestionnaire est ensuite notifié de la signature et envoie le procès-verbal en courrier recommandé aux personnes à notifier (notamment les absents, ou ceux qui se sont opposés au résultat de l'un des votes, par exemple).
Le processus de signature électronique est sécurisé juridiquement et il permet un gain de temps considérable dans le déroulement d’une AG, notamment dans la préparation et l’envoi du procès-verbal.
En conclusion, le procès-verbal rédigé lors d'une assemblée générale de copropriété est encadré par la loi, mais les nouvelles technologies et les nouveaux outils, notamment agconnect, ont permis à certaines étapes d'être effectuées électroniquement (le processus restant sécuritaire juridiquement), notamment sa rédaction et sa signature, facilitant ainsi la participation des copropriétaires, et tout en réduisant les coûts liés à un processus plus traditionnel.
Et en plus de réduire les coûts, les outils de dématérialisation des assemblées générales permettent de réduire les délais dans les communications et d'accélérer le processus de prise de décision, tout en offrant un accès plus facile aux documents et aux informations pour les copropriétaires.
Pour en savoir plus sur notre outil agconnect et savoir comment il peut vous aider à planifier et gérer vos assemblées générales de la meilleure manière, rdv sur ag-connect.ca !
Et pour tout savoir sur A quoi sert une AG ? C’est par ici !
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Sources :
Loi sur la copropriété divise & règlements d'application (Règlement sur la copropriété divise)
ARCQ
