Comment se déroule le processus de convocation lors d'une AGA ?

Nous avons vu que l’assemblée générale annuelle (AGA) est un des points-clés du bon fonctionnement des copropriétés et qu’elle permet de rassembler les copropriétaires, le syndicat des copropriétaires, les gestionnaires et autres parties prenantes à la copropriété afin de discuter de certains sujets importants relatifs à la gestion de l’immeuble et de prendre les décisions associées (consultez notre article juste ici: A quoi sert une AG ?).

La première étape de l’organisation d’une AGA de copropriété, c’est la convocation. Sans elle, pas de participants à l’AGA ! 

Alors, comment se déroule le processus légal d’une convocation lors d’une AGA ?

Le processus doit respecter les 3 étapes suivantes :

1. Le syndicat de copropriété (ou le conseil d’administration) doit remettre en mains propres ou envoyer par courrier à tous les copropriétaires un avis de convocation. La convocation doit être envoyée au moins 10 jours avant la date de l'assemblée générale.
2. La convocation doit inclure l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale. L'ordre du jour doit comprendre les points qui seront abordés lors de la réunion, tels que les comptes de la copropriété, les travaux à réaliser, les questions juridiques et autres, pour que les copropriétaires puissent se préparer adéquatement.
3. Les copropriétaires peuvent également ajouter des points à l'ordre du jour de l'assemblée générale en envoyant une demande écrite au syndicat avant la date limite de convocation.

Depuis l’arrivée d’outils de dématérialisation des AG comme agconnect, le processus de convocation est resté le même, à ceci près que les étapes pouvant être faites électroniquement le sont :  

• D’abord, les copropriétaires peuvent recevoir leur convocation par voie électronique s’ils le souhaitent (avec consentement préalable). agconnect s’occupe d’envoyer une ''invitation à un évènement'' électronique unique et sécurisée à chaque participant 5 jours avant l'événement. 
• Ils peuvent, dès réception de cette invitation, consulter les différents documents qui vont être révisés pendant l'assemblée, mais aussi indiquer leur mode de présence (présentiel ou virtuel) dans le cas d’une AG mixte (hybride), ou encore indiquer d’avance leurs intentions de vote, et déposer une procuration si c'est le cas.
• Une liste de tutoriels est disponible pour indiquer le déroulement de l'AG avec la plateforme agconnect (notamment la participation aux débats en ligne), l’idée étant avant tout de permettre aux copropriétaires d’obtenir des instructions claires sur la manière de participer à l'assemblée générale en ligne, ainsi que sur les outils nécessaires pour y participer.
• Les copropriétaires ont accès à tous les documents pertinents avant l'assemblée générale dématérialisée (notamment les documents financiers). 

Quelques minutes avant le début de l'AG, le participant devra cliquer sur le lien de l’événement présent dans l’invitation, et réaliser une signature électronique pour s’authentifier et par la suite rentrer dans le calcul du Quorum.

En conclusion, le processus de convocation d'une assemblée générale de copropriété est encadré par la loi, mais les nouvelles technologies et les nouveaux outils, notamment acgonnect, ont permis à certaines étapes d'être effectuées électroniquement (le processus restant sécuritaire juridiquement), facilitant ainsi la participation des copropriétaires, et tout en réduisant les coûts liés à un processus plus traditionnel. 

Pour en savoir plus sur notre outil agconnect et savoir comment il peut vous aider à planifier et gérer vos assemblées générales de la meilleure manière, rdv sur ag-connect.ca !

N’oubliez pas de nous suivre sur Facebook et sur LinkedIn !

Sources :

https://fr.condolegal.com/syndicat/fiches-pratiques/1126-assemblee-des-coproprietaires

https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-15,%20r.%201.1%20/