Matériel à choisir pour une AG Mixte réussie

La période Covid a créé des changements durables dans le monde de la copropriété. Les assemblées générales se sont tenues à distance et à l’heure du télétravail, bon nombre de copropriétaires ne souhaitent plus revenir en arrière.

Pour les syndics, qui ont utilisé des systèmes tels que agconnect, 65% des assemblées se sont tenues en journée, avec des durées plus courtes grâce à la saisie automatique des votes notamment, et un plus fort taux de participation, ce qui est aussi un progrès considérable.

Aujourd’hui, même si les contraintes sanitaires n’ont plus rien à voir, les assemblées générales en visioconférence continuent. Mais on est passé progressivement d’assemblées 100% visio à des assemblées mixtes (hybrides), mélangeant le présentiel et le distanciel, en plus du vote par correspondance et des procurations.

Ça tombe bien, agconnect gère tous ces modes de participation dans un unique outil !

Nous avons vu dans un précédent article les critères techniques à considérer pour assurer la réussite de votre AG Mixte.

Maintenant, quel matériel faut-il prévoir pour assurer la réussite de votre AG mixte (hybride) ?

1) Le choix de la caméra

• Le choix numéro 1 : La caméra 360° Owl Labs, testée et approuvée !

La caméra OWL de chez OWL Labs est sûrement le meilleur choix technique. Cette caméra permet de filmer une salle à 360°, tout en captant le son assez loin tout en maintenant un niveau sonore constant, et diffuse dans la salle le son de votre ordinateur (et donc des personnes distantes) également à 360°. Son installation est très simple, elle se connecte à votre ordinateur en bluetooth et ses quelques réglages se gèrent grâce à une application que vous installez sur votre smartphone (voici la vidéo de son installation).

Le gros intérêt de cette caméra, outre la captation assez lointaine du son, est de diffuser sur la même image 2 parties : la salle entière à 360° en partie haute, et un focus automatique sur les intervenants en partie basse, dès qu’une personne parle pendant plus de 3 secondes. Si 2 personnes interviennent, la partie basse va alors se couper pour diffuser ces 2 personnes, en zoomant sur elles, mêmes si elles ne sont pas côte-à-côte dans la salle.

Cette caméra ne pèse que 2 kg et elle peut être utilisée aussi bien dans une assemblée de type réunion (au milieu de la table par exemple) que dans une assemblée de type conférence. La facilité d’emploi et la performance technique a cependant un prix : environ 1.000 à 1200 € (TTC) sur Amazon, mais elle les vaut largement, et peut-être aussi utilisée pour vos visio « classiques » d’entreprise.

• Le choix numéro 2 : aucun investissement

Si vous commencez à tester les AG mixtes (hybrides) et/ou que vous avez un petit budget, vous pouvez aussi filmer la salle en dirigeant vers l’auditoire la webcam d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone, ou une webcam connectée sur une machine en USB. Il vous suffira alors de définir cette machine en co-animateur dans agconnect (ou de la mettre en visiteur) pour diffuser ainsi l’image et le son aux personnes distantes.

Dans une salle assez profonde, Il vous faudra toutefois tester le son au préalable (selon la sensibilité du micro de votre machine) pour voir à quel niveau placer votre machine pour bien le capter.

2) Le matériel lié à la diffusion de la vidéo (participation en distanciel)

Plusieurs options sont possibles. Dans une grande salle, il vous faudra connecter un vidéoprojecteur à votre ordinateur, alors que dans une salle plus petite, un écran de télé ou même un moniteur d’ordinateur sera suffisant. Il peut être judicieux de connecter à ce projecteur un ordinateur qui n’est pas celui du gestionnaire. En effet, celui-ci aura, en général, déjà besoin d’un moniteur en plus de son écran d’ordinateur portable, comme nous le verrons plus loin.

Avec ces différents types de configuration, dont la plupart sont sans investissement particulier, vous êtes assurés que chacun se voit et s’entend, où qu’il soit.

Bien sûr, n’oubliez pas de vous assurer de la qualité de la connexion internet au préalable. Celle-ci peut être en connexion Wifi ou filaire vers une box (fibre idéalement, ou ADSL de bonne qualité) ou en 4G/5G, mais ce qui compte surtout c’est la stabilité de la connexion. Testez-la au préalable sur place avec une application gratuite de type Speedtest.net qui s’installe sur le smartphone.

3) Du côté du son

Dans une grande salle, vous disposez généralement d’une sonorisation. Vous pouvez dans ce cas connecter cette sonorisation au port entrée/sortie de votre ordinateur pour capter le son du micro qui passe de copropriétaire en copropriétaire et le diffuser aux personnes distantes, mais aussi récupérer le son en sortie d’ordinateur (celui des intervenants distants) pour le diffuser sur les enceintes de la salle. Chacun peut ainsi se parler, devant l’écran ou non.

4) Le confort : les petits « plus »

• Le second écran : Pour faciliter votre travail, nous vous conseillons d’ajouter un moniteur externe à votre ordinateur portable. Sur agconnect vous aurez en effet une fenêtre avec la gestion des votes, les participants et toute la partie « métier », mais aussi une seconde fenêtre avec la visio, le tchat, la gestion de la prise de parole des participants. Avoir chaque fenêtre sur un écran distinct est plus confortable, sauf si vous avez un coanimateur sur votre assemblée qui prendra en charge l’un de ces deux éléments sur sa propre machine (il peut d’ailleurs être sur place ou ailleurs).

• La tablette : La feuille de présence numérique regroupe les signatures de toutes les personnes distantes, présentes physiquement, en VPC ou en procuration. Les présents physiquement doivent donc signer la feuille de présence numérique à leur arrivée, ce qui peut se faire soit sur leur propre smartphone, soit sur l’ordinateur du gestionnaire, ou mieux sur une tablette tactile qui sera connectée en coanimateur pour faire entrer dans la salle numérique les personnes présentes. A noter que cette même tablette peut servir en plus de caméra pour filmer la salle comme indiqué plus haut. Au passage, vous aurez compris que même une assemblée 100% en présentiel peut se tenir en gagnant du temps avec agconnect, si chaque copropriétaire vote sur son smartphone vous évitez la location de boitiers de votes (et pour ceux qui n’en ont pas, le gestionnaire peut toujours saisir leurs votes).

• Le micro-casque : Pensez bien aux retours de sons si vous êtes dans une salle sonorisée, les enceintes de la salle vont se diffuser en boucle dans votre micro et revenir via les copropriétaires distants qui laisseraient leur micro allumé. L’idéal est donc de prévoir un casque de type smartphone pour plus de confort. C’est aussi une consigne à transmettre aux présents à distance, d’autant que le micro de certaines personnes peut être loin ou mal réglé et donc plus facile à entendre avec des écouteurs.

Vous avez désormais le bon matériel pour tenir votre AG mixte ! Maintenant, pour tout savoir sur le rôle du gestionnaire dans une AG mixte réussie, rendez-vous juste ici.

Une question sur vos AG mixtes (hybrides), le matériel ou l'organisation ? N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations : info@ag-connect.fr.