Loi 25 : agconnect, le point sur les obligations en copropriété
Ce 13 septembre 2023 avait lieu une webradio conduite par Condolegal portant sur la protection des renseignements personnels en copropriété divise, et notamment sur l’entrée en vigueur de la Loi 25.
Ou plutôt, sur une partie de la Loi 25, et sur les nouveautés du 22 septembre 2023 : effectivement, cette loi, adoptée le 22 septembre 2021, est entrée en vigueur graduellement du 22 septembre 2022 au 22 septembre 2024, avec des nouvelles dispositions chaque année, ayant pour but de d’améliorer la protection des renseignements personnels et de renforcer les droits des citoyens.
La question de la gestion des données personnelles est en effet un sujet sensible, surtout dans un contexte où les services web sont devenus une partie prenante du quotidien de tous les citoyens. Avec la rapidité des évolutions technologiques et avec l’importance croissante de l’intelligence artificielle, il était fondamental d’encadrer les pratiques existantes sur le sort réservé à nos données personnelles et notamment de donner des pistes pour le traitement des immanquables “fuites de données”.
Le Québec n’est pas isolé dans cette volonté. D’autres d’autres pays ont été précurseurs à ce niveau et on pourra citer, par exemple, l’Union européenne et sa réglementation RGPD, entrée en vigueur dès 2018.
La Commission d’accès à l’information du Québec a publié un mémento quant aux obligations qui rentrent en vigueur progressivement : https://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_Guide_obligations_entreprises_vf.pdf
Ce mémento est générique et valable pour toutes les entreprises du Québec, quel que soit leur secteur d’activité et leur taille. Sur le site Condolegal, vous trouverez une vision adaptée à la Copropriété : ICI avec les habituels bons conseils sur les bonnes pratiques.
Les sanctions prévues par le législateur ont de quoi motiver les entreprises à mettre en place les mesures nécessaires pour être en conformité avec la loi. En effet, mentionnons que la Loi 25 établit le montant maximal d’une SAP (sanctions administratives pécuniaires) à 10 millions de dollars ou un montant correspondant à 2 % du chiffre d’affaires mondial.
Alors ZOOM, Teams ou agconnect pour réaliser une AG ?
Une plateforme comme agconnect est conforme aux obligations de la loi 25 (et à celles du RGPD en Europe) et garantit donc aux utilisateurs une protection juridique. Les grandes plateformes de visio ont bien entendu mis en place une politique de protection des données mais n’ont en aucun cas mis en place des process pour contrôler que l’utilisation qui en est faite est conforme ! C’est donc exécuté sous la responsabilité complète du gestionnaire ou de l'administrateur qui pilote le projet.
Comme évoqué lors de cette web radio, les plateformes spécialisées comme agconnect sont sécurisées et adaptées et les risques les plus importants résident dans les manipulations humaines qui peuvent provoquer une fuite de données : transmission par email de documents Excel, perte/vol d’un ordinateur non protégé, politique de sécurité des mots de passe défaillante ou inexistante,....
Que deviennent les données dans agconnect ?
Les données des assemblées ne sont stockées que la destination exclusive prévue, à savoir la tenue d’une assemblée. Elles sont stockées pendant une période de 3 mois (durée légale pour la contestation d’une assemblée), majoré d’un délai de sécurité de 30 jours. Il reste l’épineuse question de l’enregistrement vidéo : il est détruit à agconnect après la transmission au gestionnaire ou au conseil d’administration (dans les 2 semaines qui suivent l’assemblée).
Le sort donné à ces documents par la suite par le gestionnaire ou le conseil d’administration dépend de leur politique de vie privée.
Retrouvez notre politique Vie privée en détail ICI.
Faites confiance à agconnect !
agconnect est une plateforme de dématérialisation des AG fiable et sécurisée, conforme à la loi en vigueur et met un point d’honneur à protéger les données personnelles des copropriétaires.
Pour en savoir plus sur notre outil agconnect et savoir comment il peut vous aider à planifier et gérer vos assemblées générales de la meilleure manière, rdv sur ag-connect.com !
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Sources :
https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1
https://www.cyberimpact.com/fr/loi-25-renseignements-personnels
https://www.clydeco.com/fr/insights/2023/09/law-25-quebec-s-second-wave-of-new-privacy-amendme
https://www.youtube.com/watch?v=v3ogv1I2OMo&list=PPSV&ab_channel=Condolegal
