La technologie au service des associations
Pour les associations, l’AGA est souvent synonyme de plusieurs enjeux. D’abord, le quorum n’est jamais assuré à 100% et les problèmes de désengagement sont récurrents, y compris du côté des administrateurs. Contraintes de temps, d’organisation, de manque de transparence ou désintérêt relatif face à certains sujets, en plus d’une gestion inefficace sur d’anciennes AG, susciter l’engagement reste la priorité numéro 1 pour les associations.
Pourtant, une AGA peut au contraire représenter une occasion privilégiée pour mettre en contact toutes les parties prenantes à l’association et les mobiliser, en plus d’être une source de contenu infini pour les communications de l’année.
Alors, comment transformer le rapport à l’AGA en association ? Comment transformer les AGA en vecteur d’engagement grâce à la technologie et quels sont les outils à utiliser afin d’aider les associations à pouvoir utiliser leur AGA comme une plus-value et un réel moyen de mieux performer en 2023 ?
Bonnes pratiques à adopter
Tout d’abord, certaines bonnes pratiques doivent être adoptées afin de créer un cadre solide pour l’engagement des membres :
- L’implication des membres dès la création de l’évènement
- La définition d’un ordre du jour clair
- L’accessibilité à un mode de participation hybride
- L’envoi d’invitations percutantes
La technologie s’inscrit au service de ces bonnes pratiques, et grâce aux outils agconnect et Yapla, les associations pourront supporter les processus d’organisation de leurs AGA sans effort.
agconnect et Yapla, deux outils qui aident les associations à rendre leurs AGA attractives et engageantes
agconnect est une solution technologique développée par la compagnie immosquare (entreprise de technologies spécialisée dans le domaine immobilier), permettant de tenir des assemblées générales en présentiel, à distance ou encore en mode mixte (hybride), et ce en prenant tous les paramètres légaux et techniques en compte. Cette plate-forme novatrice permet en effet de gérer des tenues de réunions en format virtuel : l’outil a pour mission d’être simple d’utilisation tout en étant sécuritaire au niveau juridique.
Avec agconnect, on peut donc maintenant tenir une assemblée générale annuelle virtuellement, peu importe où on se trouve dans le monde, et peu importe le type de support utilisé (tablette, ordinateur, smartphone) : tous les participants sont connectés entre eux, dans le même espace (incluant les membres, gestionnaires et administrateurs). En bref, un outil incontournable, en particulier pour les associations.
La plate-forme agconnect est également un outil d'organisation non-négligeable car il permet de préparer l'assemblée annuelle avec les documents à présenter en séance, ainsi que de rédiger en temps réel et virtuellement un compte-rendu des décisions prises avec la validation d'un procès-verbal et d'une feuille de présence. La plate-forme est accessible à partir de n’importe quel navigateur web, et l’assistance technique est à la disposition de tout participant en cas de problème technique. L’outil est, de plus, entièrement écologique car l’utilisation du numérique à 100% permet de ne pas utiliser de papier. La solution compte désormais plus de 260 000 copropriétaires connectés, pour plus de 4000 AG réalisées à ce jour.
Quant à Yapla, c’est une plateforme de paiement en ligne et de gestion tout-en-un spécialement conçue par et pour les OBNL. Elle permet aux gestionnaires d'OBNL de se libérer de leurs tâches administratives tout en leur donnant les moyens de développer et dynamiser leur organisation. Plus de 40 000 associations de toutes tailles et de tous secteurs utilisent la plate-forme au quotidien, que ce soit simplement pour recueillir les inscriptions et les paiements de leur communauté (membres, donateurs, participants aux évènements...) ou pour adopter un système de gestion tout-en-un.
Automatiser les processus est inévitablement au cœur des décisions des gestionnaires associatifs : cela implique à la fois la planification de la gestion des données et paiements, et l’utilisation d’outils qui font gagner en productivité, en efficacité et en autonomie. L’outil permet aussi de centraliser les données. Yapla, c’est aussi toute une équipe humaine et experte des problématiques que les associations et leurs dirigeants rencontrent lors d’une transition numérique.
Les outils agconnect et Yapla permettent aux associations d’être à la pointe de la technologie avec leurs logiciels spécialisés. Leur performance peut donc être assurée !
Ces solutions permettent de renforcer l’engagement des membres vis-à-vis de leur association et également de consolider la légitimité des actions prises par la présidence et la gestion de l’association en question. L’adoption de ces outils numériques sera la garantie de respecter le timing lors des AGA, de gagner du temps lors des votes, de gérer les pouvoirs automatiquement, de gagner en lisibilité sur les résultats, et en qualité et en crédibilité de gouvernance.
De plus, la gestion des documents est simplifiée, notamment l’édition du Procès-Verbal, et des communications peuvent être automatiquement envoyées aux membres, comme par exemple des évaluations, une infolettre de remerciements ou des informations sur l’ordre du jour. Et tous ces outils permettent à l’AGA suivante d'être encore plus efficace car tout le processus sera dupliqué !
En bref, une bien meilleure expérience pour les membres !
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Sources :
