agconnect, bien plus qu’un simple outil de visioconférence

Organiser une AG dématérialisée, c’est loin d’être comme la planification d’un simple appel avec un de vos collègues ! En effet, la tenue d’une AG, que ce soit dans le contexte d’une copropriété ou d’une association, est soumise à une réglementation juridique précise que les organisateurs se doivent de respecter.

C’est pour cela d’ailleurs qu’il est important lors d’une AG d’avoir à portée de main une solution technologique qui soit bien plus qu’un simple outil de visioconférence et qui intègre toutes les spécificités de la législation qui régit les AG. 

Effectivement, tous les processus faisant partie de l’AG, que ce soit le processus de convocation (lien), de vote et de calcul du quorum, de prise de parole, de gestion des documents notamment la rédaction du Procès-Verbal (lien), de suivi et d’archivage sont sujets à un encadrement strict, notamment en termes de sécurité et confidentialité (chiffrement des données, authentification des participants et protection contre les intrusions) qui n’est pas pris en compte avec des outils basiques de visioconférence.

agconnect est une solution technologique permettant de tenir des assemblées générales en présentiel, à distance ou encore en mode mixte (hybride), et ce en prenant tous les paramètres légaux et techniques en compte. La plate-forme novatrice permet en effet de gérer des tenues de réunions en mode dématérialisé de la manière la plus simple d’utilisation possible, tout en ayant pour mission d’être sécuritaire au niveau juridique. 

L’histoire

2020 a marqué un tournant dans l’histoire des copropriétés : en effet, la crise sanitaire a été le déclencheur d’une véritable révolution digitale dans le fonctionnement des copropriétés, et particulièrement de leurs réunions annuelles. 

En mars 2020, la plate-forme agconnect était déjà en cours de développement lorsque la crise du COVID-19 a naturellement  accéléré le processus. Avec les restrictions sanitaires, il devenait impossible de tenir des assemblées générales de copropriété en présentiel. Or, au Québec, pour que les activités des copropriétés puissent continuer, un arrêt ministériel a été rapidement émis courant avril 2020 pour permettre de se réunir virtuellement pendant cette période de crise sanitaire. Avant cette intervention juridique, les lois ne permettaient tout simplement pas la tenue d’assemblées à distance. 

Les défis étaient donc importants notamment en terme de sécurité technologique pour sécuriser les accès et l’identification des participants et au niveau juridique et légal (tenue de l’assemblée, comptabilisation des votes, des présents,...). Résoudre ces défis rapidement dans l’innovation  a été le pari de l’équipe agconnect qui a réussi à  commercialiser son outil dès le mois de Septembre 2020. Pari gagné avec brio en livrant une technologie conforme aux exigences réglementaires des différents pays, 100% opérationnelle dans des délais extrêmement courts et  accessible au plus grand nombre.

En effet, la solution agconnect a été développée spécifiquement pour répondre aux besoins des copropriétés traversant la crise, proposant une technologie avec des accès sécurisés, des votes en ligne, une traçabilité des actions et des signatures électroniques, le tout en conformité avec la loi. A l’inverse des simples solutions de visioconférence, agconnect a développé non seulement des outils, mais aussi des services et savoir-faire, doublée d’une expérience internationale, et sait répondre à n’importe quelle configuration d’assemblée virtuelle. Avec agconnect, on peut donc maintenant tenir une assemblée générale de copropriété dématérialisée, peu importe où on se trouve dans le monde, et peu importe le type de support utilisé (tablette, ordinateur, smartphone) : tous les participants sont connectés entre eux, dans le même espace (jusqu’à 1000, incluant copropriétaires, gestionnaires et administrateurs).

Et grâce au travail des associations professionnelles et au vu des bons retours d’expérience sur les assemblées tenues pendant la période de la crise sanitaire, le législateur a tout simplement fait évoluer fin 2021 la législation en autorisant définitivement la tenue des assemblées dématérialisées. Il est certain que la copropriété est désormais entrée définitivement dans un processus de digitalisation ! 

En réalité, le mode d’assemblée qui tend le plus à se répandre et à se généraliser, c’est le mode mixte (hybride) : il permet plusieurs modes de participation, en présentiel, par correspondance ou par procuration, ainsi qu’à distance. Il s’impose rapidement comme une réelle amélioration sur le long terme des processus de copropriété. Grâce à des avancées technologiques sans précédent, il deviendra la nouvelle norme. 

Voici toutes les fonctionnalités agconnect offertes en plus de la fonction visioconférence et qui permettent de se conformer à la législation sur la tenue des AG :  

• Lien de connexion unique à chaque participant et pour chaque AG

• Identification numérique sécurisée

• Protection des données personnelles

• Gestion des procurations et des pouvoirs

• Traceur numérique de tous les évènements de l’AG

• Collecter tous les votes en simultané

• Pré-enregistrement des votes avant l’assemblée

• Consultation de l’historique des votes en cours de séance

• Tenir compte des majorités légales dans le calcul des votes

• Possibilité de consulter tous les documents en ligne avant l’AG

• Gestion numérique de la feuille de présence et du Procès-Verbal

• Signature électronique de tous les documents

Et en plus, agconnect offre la facturation à l’AG et non au mois en abonnement, ainsi qu’une assistance technique en cas de soucis de connexion !

Faites confiance à agconnect !

Bien plus qu’un simple outil de visioconférence, c’est une solution technologique qui est conforme à la législation en vigueur afin de vous permettre d’organiser vos AG en toute sérénité et sécurité.

Pour en savoir plus sur notre outil agconnect et savoir comment il peut vous aider à planifier et gérer vos assemblées générales de la meilleure manière, rdv sur ag-connect.ca !

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Sources: 

https://fr.condolegal.com/syndicat/fiches-pratiques/2998-assembl%C3%A9e-reunion-virtuelle

https://fr.condolegal.com/condolegal/article/3090-resolution-assemble-virtuelle-mod%C3%A8le