Rôle du gestionnaire pour une AG Mixte réussie

La période Covid a créé des changements durables dans le monde de la copropriété. Les assemblées générales se sont tenues à distance et à l’heure du télétravail, bon nombre de copropriétaires ne souhaitent plus revenir en arrière.

Pour les syndics, qui ont utilisé des systèmes tels que agconnect, 65% des assemblées se sont tenues en journée, avec des durées plus courtes grâce à la saisie automatique des votes notamment, et un plus fort taux de participation, ce qui est aussi un progrès considérable.

Aujourd’hui, même si les contraintes sanitaires n’ont plus rien à voir, les assemblées générales en visioconférence continuent. Mais on est passé progressivement d’assemblées 100% visio à des assemblées mixtes (hybrides), mélangeant le présentiel et le distanciel, en plus du vote par correspondance et des procurations.

Ça tombe bien, agconnect gère tous ces modes de participation dans un unique outil !

Nous avons vu dans de précédents articles les critères techniques à considérer pour assurer la réussite de votre AG Mixte, ainsi que le choix du matériel à utiliser.

Maintenant, voici quelques conseils adressés spécifiquement au gestionnaire, concernant son rôle dans la réussite de l’AG Mixte.

Quel sera le travail « technique » du gestionnaire ?

• Le gestionnaire devra bien sûr gérer la partie métier, les votes, les débats, les procurations en cours de séance, la rédaction du PV et sa signature électronique à la fin (si vous souhaitez le finaliser le jour même)

• S’il y a plus de 40 participants distants, il devra également gérer leur prise de parole (autoriser les caméra-micro des intervenants). L’ensemble se gère très bien sur des assemblées jusqu’à 50 ou 100 copropriétaires, et même au-delà.

• Toutefois, à partir de 50 participants distants, ou en présence de certains copropriétaires « délicats », le tchat sera plus utilisé et il peut être bon de prévoir une personne en assistance pour le modérer (c’est-à-dire rendre publiques les interventions utiles et pas les autres). A noter que ce tchat peut aussi être désactivé, ce qui n’est pas conseillé si vous n’ouvrez pas les micros et caméras de toutes les personnes distantes. Et même dans ce cas, vous constaterez que les échanges sur le tchat sont plus des approbations ou questions simples, alors que les interventions en visio sont généralement plus poussées ou techniques. Ce sont donc deux usages complémentaires qui vont ensemble pour fluidifier les débats.

• N’oubliez pas que vous pouvez avoir une assemblée de 50 personnes avec 3 personnes distantes, mais aussi avec 45 personnes distantes. Les copropriétaires étant invités à l’avance à définir leur mode de participation, vous aurez généralement une idée du type d’assemblée que vous allez tenir plusieurs jours avant, et vous pourrez alors soit prévoir une 2^ème personne en assistance, soit prévoir une assistance via l’équipe d’agconnect qui est disponible de 9h à 22h (heure française) du lundi au jeudi et jusqu’à 18h le vendredi.

Vous êtes désormais outillés optimalement afin de tenir votre assemblée Mixte (hybride) !

Une question sur vos AG mixtes, le matériel ou l’organisation ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations : info@ag-connect.fr