Les bonnes pratiques agconnect : France & Québec
Le domaine de l’immobilier a pu voir se démocratiser, depuis trois ans maintenant et autant en France qu’au Québec, des solutions digitales comme agconnect, qui permettent de meilleures pratiques en Assemblée Générale.
Alors, quelles sont les bonnes pratiques qui sont observées sur le terrain, grâce à l’implantation d’agconnect dans les processus des copropriétés et la tenue des Assemblées Générales ?
Côté France, on constate que les bonnes pratiques tournent surtout autour de la question des horaires.
En effet, agconnect permet de tenir les assemblées en journée (9h-18h) plutôt qu’en soirée comme cela se faisait avant la pandémie, sans les outils de dématérialisation des AG. Il se trouve qu’autour de 65% des assemblées se tiennent désormais dans ce créneau horaire, ce qui permet sans aucun doute aux gestionnaires de fournir un service de meilleure qualité, en plus de permettre aux copropriétaires de se connecter quelques heures en journée pour suivre leur AG plutôt que de se déplacer juste pour la suivre. Au sujet du déplacement justement, en tenant les assemblées en journée, le temps de trajet et de déplacement est économisé par les copropriétaires mais aussi par le gestionnaire (et par la copropriété en termes de frais !). Un gain de temps, mais aussi beaucoup moins de stress pour le gestionnaire, qui peut à ce moment-là concentrer ses efforts et son énergie à la tenue de l’assemblée elle-même, à sa préparation notamment, et donc au côté métier en tant que tel. La différence est effectivement facile à calculer si on se pose la question : combien de temps perd le gestionnaire à se déplacer à chaque fois pour les AG ?
Côté Québec, on observe sur le terrain que c’est plutôt l’utilisation des services reliés à l’outil agconnect qui fait vraiment la différence au niveau des bonnes pratiques.
On pense notamment à l’assistance agconnect qui permet non seulement d’aider le gestionnaire à la préparation de l’AG, mais également pendant l’AG, où le gestionnaire peut déléguer certains éléments techniques comme par exemple la gestion de la prise de parole (y compris via le chat, qui est géré par l’agconnecteur) ou bien l’ouverture et la fermeture des votes. Le gestionnaire peut ainsi gagner un temps précieux et apporter une meilleure qualité de service aux copropriétaires, encore une fois. L’utilisation des services agconnect change effectivement la donne, notamment en AG mixte, où il faut gérer la salle physique et le distanciel. De plus, le risque d’erreur est moins grand, ce qui permet de diminuer le stress et la pression exercée sur le gestionnaire.
Au niveau des copropriétaires, on a constaté que les assemblées mixtes se sont imposées comme LA solution par excellence pour pallier au taux d’absentéisme durant les AG et faire face à certaines réalités, notamment des conditions climatiques difficiles dans la province pendant l’hiver, et également réalités de déplacement récurrents comme les Snowbird en Floride.
Autant en France qu’au Québec, l’outil agconnect a également changé la façon des copropriétaires de voter : effectivement, un copropriétaire qui veut s’assurer de faire valoir l’exercice de son droit de vote peut très bien donner une procuration au cas où il serait absent, et si à la dernière minute il se trouve qu’il est présent, alors il pourra voter physiquement. Ainsi, l’engagement des copropriétaires vis-à-vis de leur copropriété et de leur gestionnaire est renforcé et le quorum est atteint plus facilement, ce qui est un élément non négligeable sachant que cela représentait une des problématiques principales des copropriétés pré-pandémie. De plus, l’utilisation de cet outil permettrait d’augmenter la transparence des votes (possibilité d’afficher les graphiques des résultats après chaque vote avec la liste des pour/contre/abstentions).
Pour ce qui est des votes justement, et plus particulièrement de leur saisie, le gain de temps est indéniable grâce à des outils comme agconnect. Avec l’aide pour la saisie des votes par correspondance et par procuration notamment, et avec le vote sur smartphone, on gagne non seulement du temps, mais aussi de l’argent. Qu’elle soit dématérialisée ou non (plus elle est dématérialisée, plus on gagne du temps), on considère que le gain de temps d’une AG avec agconnect versus une AG classique se situe autour d’une heure, ce qui n’est évidemment pas anodin. Au final, même lors d’une AG 100% physique, le gain de temps est présent car juste le fait que le processus de vote soit dématérialisé suffit à économiser du temps. Effectivement, enregistrer manuellement 50 votes un par un, et enregistrer 50 votes en même temps (reçus via les supports intelligents des participants), ce n’est pas la même chose !
Dans le futur, on peut imaginer que ces bonnes pratiques seront davantage poussées, par exemple concernant le gain de temps et le bilan carbone d’une AG : à la demande des clients et copropriétaires ou encore par obligation légale éventuellement, les économies de GES (Gaz à Effet de Serre), ou le gain de temps en grammes de CO2 pourrait être amené à être affiché par exemple, comme le font déjà des entités comme Google Map ou la SNCF en France. Pour ce qui est du calcul de l’empreinte carbone, les outils actuels peuvent d’ores-et-déjà prendre en compte les différentes données qui contribuent aux émission de GES autour de la tenue de l’AG (qu’elle soit dématérialisée ou non), notamment les déplacements des participants s’il y a lieu, la consommation d’énergie relativement à la salle utilisée (pour les modes présentiel et mixte) ainsi que celle des équipements informatiques utilisés, les émissions de GES reliés au service de traiteur (pour le Québec surtout), et les données reliées à l’envoi de courriers recommandés s’il y a lieu. Consultez d'ailleurs notre article sur le sujet juste ici !
En réalité, les bonnes pratiques sont plus ou moins les mêmes en France et au Québec, à ceci près que les pratiques spécifiques sur le terrain peuvent être légèrement différentes, en fonction des habitudes du métier, mais également du côté légal.
Une chose est sûre, c’est que les bonnes pratiques observées sur le terrain sur les deux continents sont les pratiques du futur, celles qui changent et vont continuer à changer la façon dont le métier de gestionnaire est exercé, les conditions de travail et, à terme, de redorer le blason de la profession et d’attirer davantage de jeunes dans le métier !
agconnect fait partie des solutions digitales permettant aux gestionnaires d’accéder à ces bonnes pratiques sans tarder et de contribuer à améliorer leurs activités professionnelles au quotidien.
Pour mettre en place ces bonnes pratiques dès maintenant et pour en savoir plus sur agconnect, ses offres et la solution digitale, rendez-vous sur ag-connect.com !
