La gestion de la donnée personnelle dans le processus de vote dématérialisé

Après avoir démystifié le processus de convocation lors d’une Assemblée Générale de copropriété (n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet juste ici), c’est maintenant sur le processus de vote, et plus particulièrement du vote par correspondance, vers lequel on va se tourner.

Le processus de vote par correspondance est régi par la loi de 1965, en France. Il permet aux copropriétaires qui ne peuvent pas assister physiquement à l'assemblée générale de participer quand même à la prise de décisions importantes concernant leur immeuble : 

• Les votes par correspondance doivent être reçus par le syndic avant l'assemblée générale
• Les copropriétaires peuvent envoyer leur vote par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de prouver la réception de leur vote par le syndic
• Les votes par correspondance doivent être ouverts et comptabilisés lors de l'assemblée générale.

Mais avec la dématérialisation des AG, certaines lois ont évolué et certains processus ont été modifiés, notamment par l’arrivée des nouvelles technologies et l’intégration du mode digital et électronique.

En effet, depuis 2019, les assemblées générales peuvent se tenir en tout ou partie à distance, par voie électronique ou par visioconférence. Les copropriétaires peuvent ainsi participer aux débats et voter en temps réel depuis leur ordinateur ou leur smartphone, ou encore soumettre leurs votes par correspondance électroniquement.

Le principal questionnement que soulève la digitalisation de ce processus, c’est celui de la sécurité et de la confidentialité. Il est effectivement crucial de garantir l'intégrité des votes électroniques et la confidentialité des données personnelles des copropriétaires.

C’est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) qui réglemente cette partie du processus : les données personnelles collectées dans le cadre d'une assemblée générale de copropriété doivent être utilisées uniquement pour la gestion de la copropriété et ne peuvent être communiquées à des tiers sans le consentement des copropriétaires. Les données doivent également être sécurisées et conservées pendant une durée limitée.

Les plateformes en ligne fiables permettent de collecter et de traiter les données personnelles de manière plus efficace et sécurisée. Les copropriétaires peuvent ainsi voter en ligne de manière sécurisée et confidentielle, sans avoir à envoyer leurs bulletins de vote par courrier.

La digitalisation du processus de vote et de vote par correspondance lors d'une assemblée générale de copropriété en France a donc permis aux copropriétaires une plus grande flexibilité pour exercer leur droit de vote, en plus de simplifier et d’améliorer l’efficacité du processus de vote dans sa globalité : elle permet notamment de réduire les erreurs de comptage et d’augmenter la transparence du processus, et selon l’ARC (Association des Responsables de Copropriété), elle a permis de réduire le temps de traitement des votes par correspondance de 50% à 75%. 

Ceci, bien sûr, à la condition que la plate-forme qui offre ce type de services puisse garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles des copropriétaires.

Pour cela, faites confiance à agconnect !

agconnect est une plateforme de dématérialisation des AG fiable et sécurisée, conforme à la loi en vigueur et met un point d’honneur à protéger les données personnelles des copropriétaires.

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Sources :

https://monimmeuble.com/actualite/les-votes-par-correspondance-avant-la-tenue-de-lassemblee-generale 

https://www.legifrance.gouv.fr/

Sites : CNIL, UNPI, ARC